En el complejo mundo de las Organizaciones y Empresas, diseñar y desarrollar un proyecto que consiga aunar los diferentes intereses existentes y latentes, es una ardua tarea en la que muchas veces hay que consensuar promotores y detractores.
Además, a la hora de acometer un proyecto a veces se suelen encontrar situaciones complicadas para su dirección, planificación, obtención de recursos, recopilación de datos e incluso su justificación económica, que pueden dificultar el éxito del mismo.
Por ello, a lo largo del tiempo, he ido aplicando (también, observando en otros) distintos hábitos de trabajo, que persiguen soslayar estos inconvenientes y que presentados de manera más o menos formal puede generar una propuesta o reflexión personal de un Perfil Competencial del Gestor de Proyectos.
Aspectos genéricos
Los aspectos más relevantes que todo profesional debe tener en cuenta en el desarrollo de proyectos de cualquier índole son los siguientes:
GLOBALIZACION: tener presente siempre el conjunto del proyecto.
- Global think, local action"
- "Que los árboles dejen ver el bosque"
- Memorización de todo lo esencial
VISION "TOP-DOWN": analizar la información por niveles de jerarquía, desde el conjunto hasta los detalles, nunca al revés.
MODULARIZACIÓN: descomponer el proyecto en fases, módulos homogéneos de información, situaciones, funciones, problemas, etc. Se trata de aislar lo máximo posible los diversos componentes del mismo para poder manejarlos con facilidad.
GESTION DE PROBLEMAS: cuando se presenta un problema que parece irresoluble o de difícil solución, hay que intentar anular un factor que consideremos negativo y quizás añadir otro nuevo más positivo en su lugar. Como mínimo, deberíamos obtener un problema diferente y, en principio, de más fácil resolución.
Por ejemplo, cuando tenemos un problema de comunicación con otra persona, tratamos inconscientemente de buscar otro interlocutor, o sea, anulamos un canal (factor) y seleccionamos otro más adecuado. Esto es aplicable como norma general a la resolución de problemas (incluso los técnicos) y conflictos.
Habilidades clave del Gestor de Proyectos
He recogido, entre un colectivo significativo de Directores de Recursos Humanos y Directores Técnicos, las habilidades más significativas que debe poseer un Gestor de Proyectos; destacando como las más apreciadas las siguientes:
Habilidades personales:
- Optimismo y autoconfianza
- Empatía: la escucha activa
- Motivación personal
- Actividad y dominio del cansancio
- Control ante las frustraciones
- Lealtad
Habilidades profesionales:
- Comunicación verbal y escrita
- Ambición por el aprendizaje
- Orientación al cliente (externo e interno)
- Trabajo en equipo
- Presentación de ideas
- Técnicas de negociación
¡Casi nada!
A estas, y basándome en mi experiencia, añadiría otras dos:
- Protocolo en las relaciones (personales y escritas)
- Liderazgo de equipo
Intentar reunir o concederse todas estas habilidades es casi imposible, pero un buen profesional debe realizar de vez en cuando un análisis consigo mismo (más que de sí mismo); o sea, estudiarse como un amigo y no como un crítico, y determinar cuales de estas habilidades desarrolla de manera natural y cuales le cuesta más o simplemente las ignora.
Una vez logrado este análisis, aunque sea de forma subjetiva, el método más fácil de ir mejorando consiste en potenciar aquellas habilidades que le resulten más cómodas (es más divertido y gratificante) en vez de intentar suplir de golpe aquellas que resultan más tediosas; estas, se irán desarrollando poco a poco con la práctica cotidiana. El secreto está en ganar autoconfianza aprovechándonos de nuestros aspectos psicológicos más positivos.
La gestión del tiempo
"¿Qué es el tiempo? Si nadie me lo pregunta sé lo que es; si quiero explicarlo a quién me lo pide, no sé lo que es". San Agustín.
El trabajo profesional a veces resulta bastante agobiante. En muchas ocasiones se nos piden las cosas para ayer. En otras, prima la improvisación. Como mínimo todo debe estar realizado lo antes posible.
Por ello, es importante tener presente siempre algunos "trucos" que nos faciliten la existencia. Los más significativos son:
- Inventariar por escrito todas las actividades inmediatas.
- Priorizar las tareas, realizando las más importantes primero y dejando para otra ocasión las superfluas.
- Controlar el estrés, no culpabilizándonos de la falta de tiempo.
- Mantener organizado nuestro puesto de trabajo (documentación, ordenador, etc.) disponiendo de todos los recursos que empleamos habitualmente (material de oficina, calculadora, agenda, etc.)
- Acostumbrarse a usar una Agenda y no confiar todo a la memoria.
- Utilizar herramientas técnicas para la gestión de tiempos y cargas de trabajo: GANTT, PERT, Matriz de Priorización, etc.
Antonio Fuentes
Desarrollo Personal y Profesional
[email protected]